Những lưu ý khi tìm văn phòng cho thuê mà bạn cần biết

Sự khởi đầu thành công của công ty quyết định vào việc văn phòng nằm ở vị trí nào, diện tích ra sao và cơ sở hạ tầng cũng như các dịch vụ chó phù hợp với mục đích kinh doanh của công ty hay không. Để tạo nê  sự thành công đó thì bạn cần lưu ý khi tìm văn phòng cho thuê để có được một nơi ưng ý nhất. Những điểm lưu ý đó ra làm sao xin mời các bạn cùng đọc bài viết dưới đây.

Tìm văn phòng cho thuê cần lưu ý những gì?

1. Ngân sách và thời gian

Việc lên ngân sách và thời gian chính là điểm lưu ý đầu tiên vì nó đóng vai trò quyết định trong việc thuê văn phòng. Phụ thuộc vào nguồn ngân sách dự tính và khoảng thời gian cần thuê mà bạn lựa chọn cho mình một văn phòng cao cấp hay một văn phòng đơn giản. Chi phí khi thuê văn phòng là một tác động không nhỏ đế tình hình kinh doanh của công ty, vì vậy cần xác định rõ ràng ngân sách ngay từ ban đầu.  Nếu bạn thuê văn phòng lâu dài thì tính ổn định về chi phí lẫn giá thuê văn phòng sẽ được ưu đãi hơn.

2. Xác định địa điểm khi tìm văn phòng cho thuê

Vị trí để đặt  văn phòng còn tùy thuộc vào ngành nghề của công ty bạn đang kinh doanh, chiến lược quảng bá hình ảnh và phong thủy phù hợp.

• Lĩnh vực kinh doanh : Cần có vị trí trung tâm , hoạt động kinh doanh sôi nổi hay là nơi yên tĩnh ít dân cư,..Tất cả tùy thuộc vào lĩnh vực và kế hoạch của công ty. Bên cạnh đó, vị trí thuận lợi của giao thông cũng ảnh hưởng không nhỏ đến quyết định thuê văn phòng.
• Chiến lược quảng bá hình ảnh : Quy mô công ty của bạn lớn và cần đánh bóng thương hiệu thì việc đặt công ty tại trung tâm thành  phố là hợp lý. Nó sẽ giúp cho việc PR tên tuổi của công ty rất tốt, thu hút được nguồn nhân viên chất lượng. Tuy nhiên chi phí khi thuê văn phòng ở đây khá là  cao. Ngược lại với mô hình kinh doanh vừa và nhỏ thì chỉ cần một văn phòng khang trang hay một căn nhà phố có vị trí tốt là được.
• Phong thủy : Với phong thủy thì bạn cần đảm bảo được đường xá thông thoáng, và không khí lưu thông tốt sẽ giúp đem lại may mắn trong công việc.

Xem thêm >>> Dịch vụ cho thuê văn phòng giá rẻ

3. Diện tích khi tìm văn phòng cho thuê

DIện tích văn phòng được xác định dựa trên số lượng nhân viên của công ty dự kiến, kế hoạch và chiến lược phát triển lâu dài.

• Diện tích trung bình cho một không gian làm việc đáp ứng với nhân viên là 4m2/ người ( gồm diện tích công cộng, kỹ thuật, bộ phận phụ trợ và phục vụ)
• Việc mở rộng kinh doanh của công ty phụ thuộc rất lớn vào diện tích của văn phòng, chính vì vậy bạn cần quan tâm đến điều này trước khi tìm văn phòng cho thuê. Bạn nên đưa điều kiện này để thương lượng với chủ đầu tư để nhằm giảm thiểu được chi phí phát sinh khi công ty mình muốn mở rộng sau một thời gian.

Một lưu ý nhỏ đó là có nhiều trường hợp sẽ phải trả diện tích của văn phòng sở hữu và diện thích sử dụng chung như hành lang, lối đi, khu vệ sinh,... Sự chênh lệch của việc chi trả giữa hai phần diện tích này có thể lên đến hơn 20% tổng tiền thuê. Vì vậy bạn cần tính toán diện tích một cách hợp lý để có thể tránh được các mẫu thuẫn nảy sinh trong hợp đồng về sau này.

4. Thời gian làm việc

Khi tìm văn phòng cho thuê bạn cũng cần phải chú ý đến thời gian làm việc. Do vậy, tùy theo lượng phân bổ thời gian 24/24h hay 8h/ ngày mà bạn sẽ phải thương lượng kỹ càng trong hợp đồng . Nếu công ty mà công việc của bạn có thể phải làm thêm giờ thương  xuyên thì bạn nên tính thời gian phát sinh và thương lượng với chủ đầu tư các chi phí ngoài giờ này.

 Cơ sở hạ tầng và chi phí công thêm

Đừng bao giờ quên đặt vấn đề với việc cung cấp các dịch vụ cộng thêm cơ sở hạ tầng khi thuê văn phòng. Đây là yếu tố vô cùng quan trọng trong việc hoạt động của công ty. Bạn cần chú ý đến các tiêu chí sau: 

• Phí quản lý : Nếu bạn thuê văn phòng thuộc tòa nhà văn phòng thì sẽ phải trả phí quản lý nhất định đối với từng m2 văn phòng. Bao gồm chi phí quản lý cho bộ phận bảo vệ, bảo trì, tiếp tân, điện, nước,..
• Chỗ để xe: Có nhiều tòa nhà văn phòng miễn phí về số lượng chỗ đậu xe nhất định nhưng hầu hết các công ty đều sử dụng vượt quá số  chỗ quy ịnh đó. Vì vậy mà trước khi thuê và ký hợp đồng bạn cần phải được sự tư vấn của chủ đầu tư về chỗ để xe  và chi phí đó. Nếu không hể đáp ứng được với nhu cầu của công ty bạn thì  chủ đầu tư có thể giới thiệu cho bạn những chỗ đậu xe hợp lý và gần văn phòng, phù hợp với nhiều loại phương tiện khác nhau.
• Thời gian sửa chữa và trang trí văn phòng  : Tùy vào mục đích kinh doan và văn hóa của doanh nghiệp mà khi chính thức chuyển văn phòng  công ty bạn sẽ bỏ ra thời gian sửa chữa và bố trí. Bạn nên thương lượng với chủ thầu về khoảng thời gian sửa chữa, hoặc có thể hỗ trợ 1 phần chi phí cho việc này.

Mẹo thương lượng hợp đồng với chủ thầu

Nếu bạn là người chưa có kinh nghiệm trong việc tìm văn phòng cho thuê, hay thương lượng hợp đồng thì bạn nên sử dụng dịch vụ của đơn vị chuyên về cho thuê và có thể thông qua một luật sư uy tín để khảo cứu lại hợp đồng trước khi đi đến kí kết.

Thường thì trong hợp đồng thuê, giá thuê của văn phòng sẽ được giữ nguyên trong khoảng 2 hoặc 3 năm đầu. Nếu hợp đồng kí kết trong vòng 5 năm thì thời gian sau đó giá sẽ tăng hoặc giảm tùy theo thị trường. Để  có thể hạn chế được chi phí phát sanh quá lớn cho văn phòng thì bạn nên quy định rõ ràng ở trong hợp đồng. 

Văn phòng là bộ mặt và biểu tượng  cho quy mô của công ty, vì vậy việc tìm và thuê văn phòng làm việc là một thử thách không nhỏ. Hi vọng bài viết này đã cung cấp được những thông tin bổ ích tới bạn để việc tìm văn phòng cho thuê trở nên dễ dàng hơn.

Tin liên quan :  Thuê văn phòng tố hữu